Transparenzerklärung

Transparenzerklärung für unsere Teilnehmer (m/w/d),
einschließlich der Hinweise auf die Einwilligungserklärungen

Guten Tag und danke für Dein Interesse am Barcamp Stuttgart. Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird – im Rahmen der nachfolgenden Erläuterungen – auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter: m/w/d. Neben diesen und anderen Dingen nehmen wir auch Ihre Rechte auf Privatsphäre, Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung sehr ernst. Daher möchten wir Dich über folgendes informieren:

Wer sind wir?

Wir sind ein ehrenamtliches Team, welches das Barcamp Stuttgart gemeinsam durchführt.

Rechtlich vertreten und ansprechbar ist:
Jan Theofel
Herbert-Schäpe-Straße 8
15831 Blankenfelde-Mahlow
E-Mail: jan@theofel.com

Was geschieht bei der Nutzung unserer Internetseite?

Die hiesige Erklärung betrifft nur den Fall, dass Du dich zu unserem Barcamp anmeldest. Daher verweisen wir hinsichtlich der Nutzung unserer Internetseite auf unsere gesonderte Datenschutzerklärung. Dort findest Du alle Informationen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Internetseite.

Was geschieht, wenn ich mich zur Veranstaltung anmelde und danach?

Soweit Du Dich für das Barcamp Stuttgart anmeldest, verarbeiten wir sämtliche Daten, die Du uns gegenüber, insbesondere im Anmeldeformular, mitteilst, sowie alle Daten, die zwingend für die Begründung, Durchführung und Beendigung des damit verbundenen Vertrags erforderlich sind. Hierbei setzen wir das Tool „Pretix“ ein. Mehr dazu erfährst Du unter „Wie setzen wir Pretix ein?“. Ferner werden wir für die Kommunikation mit Dir insbesondere Deine E-Mail-Adresse und Deine Mobilfunknummer (SMS-Versand) einsetzen, um Dich auf die Veranstaltung vorzubereiten, die Veranstaltung durchzuführen und sie mit Dir nachzubereiten. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO.

Wie setzen wir Pretix ein?

(1) Zur Abwicklung des sog. „ticketings“ für unsere Veranstaltung setzen wir Pretix ein. Der Anbieter dieses Dienstes ist Raphael Michel, rami.io Softwareentwicklung, Markgräfler Straße 16, 69126 Heidelberg. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://pretix.eu/about/de/features/shop. Wir haben diesen Anbieter sorgfältig ausgewählt. Eine Beschreibung der von ihm ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen findest Du hier: https://pretix.eu/about/de/security. Seine Datenschutzerklärung, insbesondere für Dich als Ticketkäufer, findest Du hier: https://pretix.eu/about/de/privacy. Wir haben diesen Anbieter gemäß Artikel 28 DSGVO mit dieser Datenverarbeitung beauftragt.

(2) Angaben zur Rechtsgrundlage, zum Zweck sowie zur Speicherungsdauer findest Du unter „Was geschieht, wenn ich mich zur Veranstaltung anmelde und danach?“.

(3) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Was geschieht, wenn ich in die Aufnahme und Weiterverarbeitung von Foto-, Film und Tonaufnahmen einwillige?

(1) Sofern Du auf der Bestellseite die Bestätigung zum Text „Zur Durchführung und Nachlese sowie zur späteren Veröffentlichung willige ich ein, dass während der Veranstaltung Foto-, Film- und Tonaufnahmen angefertigt und weiterverarbeitet werden, wie in unserer Transparenzerklärung beschrieben.“ anklicken, werden wir Foto-, Film- und Tonaufnahmen während der Veranstaltung anfertigen. Anschließend werden wir diese ggf. nachbearbeiten und in sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Xing), auf unseren Internetseiten, in periodischen und/oder einmaligen Newslettern, in Printmedien veröffentlichen, um damit für unsere Leistungen und ggf. Folgeevents zu werben. Deine Einwilligung umfasst ausdrücklich auch, dass mit den Aufnahmen verbundene Informationen über Deinen Gesundheitszustand (etwa, weil Sie Brillenträger m/w/d) sind, und über Deine ethnische Herkunft (etwa anhand Ihrer Hautfarbe) verarbeitet werden dürfen. Diese Einwilligung ist technisch bedingt erforderlich. Du kannst jedoch ohne die Nutzung Ihrer Kamera an der Veranstaltung teilnehmen.

(2) Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist deine Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Du kannst diese Einwilligung jederzeit widerrufen; dies etwa durch formlose Nachricht an einen der o. g. Kontaktkanäle („Wer sind wir?“). Wir verarbeiten die Daten, wie in der Einwilligung beschrieben, bis zum Widerruf Deiner Einwilligung.

(3) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die zur Einholung der Einwilligung geschieht, ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Deine Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften sind wir rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn wir Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erheben. Wir speichern die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt.

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir Microsoft Office 365 Premium und Microsoft-Teams ein?

(1) Zur Durchführung der Veranstaltung, insbesondere zur Aufnahme und Übertragung des Onlinemeetings (Microsoft Teams) sowie zur Speicherung der hierfür erforderlichen Daten (Microsoft Office 365 Premium), setzen wir Microsoft-Produkte ein. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Näheres zur Arbeitsweise dieses Anbieters finden Sie unter https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software?market=de. Wir haben diesen Anbieter sorgfältig ausgewählt. Die Datenschutzerklärung finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Wir haben diesen Anbieter gemäß Artikel 28 DSGVO mit dieser Datenverarbeitung beauftragt. Der Beauftragung steht auch nicht entgegen, dass der Anbieter die Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Denn die Übertragung der Daten in die USA ist hier gemäß Artikel 45 Absätze 1 und 9 DSGVO i.V.m. dem Durchführungsbeschluss (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 gemäß der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über die Angemessenheit des vom EU-US-Datenschutzschild gebotenen Schutzes (Bekannt gegeben unter Aktenzeichen C(2016) 4176) gerechtfertigt. Denn der Anbieter ist im Privacy-Shield-Framework gelistet, sodass die Übertragung der Daten in die USA zulässig ist.

(2) Angaben zur Rechtsgrundlage, zum Zweck sowie zur Speicherungsdauer finden Sie unter „Was geschieht, wenn ich mich zur Veranstaltung anmelde und danach?“.

(3) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir Klick-Tipp ein?

(1) Wir setzen Klick-Tipp ein. Anbieter von Klick-Tipp ist die KLICK-TIPP LIMITED, 15 Cambridge Court, 210 Shepherd’s Bush Road, London W6 7NJ, Vereinigtes Königreich (fortan: Klick-Tipp). Nähere Informationen zum Thema Datenschutz bei Klick-Tipp findest Du unter https://www.klick-tipp.com/datenschutzerklärung. Über die Einsatzmöglichkeiten und die Art der Verarbeitung Deiner Daten erfährst Du ergänzend etwas unter https://www.klick-tipp.com/handbuch.

(2) Unsere Vertragspartnerin, die Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim in Deutschland hat uns in ihrer Funktion als Wiederverkäufer (englisch Reseller) ermöglicht, Zugang zu den Klick-Tipp-Leistungen zu bekommen. Abstrakt hierzu haben wir Klick-Tipp gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt. Zunächst haben wir Klick-Tipp sorgsam ausgewählt. Anschließend haben wir Klick-Tipp entsprechend vertraglich gebunden und somit insbesondere sichergestellt, dass wir die volle Kontrolle über die Daten behalten und Klick-Tipp unseren Weisungen folgt. Letztendlich werden wir Klick-Tipp regelmäßig überprüfen und überwachen und somit sicherstellen, dass Klick-Tipp auch weiterhin das Datenschutzrecht beachtet. Der Beauftragung dieses Dienstleisters steht auch nicht entgegen, dass er seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat. Denn mit Blick auf die Vereinbarung zwischen uns und dem Anbieter ist die hiermit verbundene Datenverarbeitung ergänzend durch Artikel 46 DSGVO i.V.m. dem Beschluss der Kommission vom 5. Februar 2010 über Standardvertragsklauseln (K(2010) 593) vom 5. Februar 2010 gerechtfertigt.

(3) In der Kommunikation mit Dir (etwa zur Abwicklung des Vertrages oder bei Follow-Up-E-Mails) und bei Auslieferung von Newslettern und Webinaren setzen wir insbesondere die sog. „tags“ von Klick-Tipp ein. Ein tag (deutsch: Etikett) ist eine Auszeichnung von Informationen mit zusätzlichen Informationen, Spezifizierungen oder Kategorien. Beim Tagging werden Informationen mit passenden Schlagworten, Kategorien oder anderen von uns vorab definierten Parametern verknüpft. Nähere Informationen zum Tagging bei Klick-Tipp findest Du unter https://www.klick-tipp.com/handbuch/erste-schritte/tag-erstellen. Wichtig ist, dass wir diese Tags einsetzen und definieren und dass Klick-Tipp hier unseren Weisungen folgt. Bei Klick Tipp werden sog. SmartTags und Manuelle Tags eingesetzt. SmartTags werden eingesetzt, wenn Du Dich über ein Anmeldeformular zu etwas anmeldest (Termin, Newsletter, Webinar o. ä.). In diesem Fall erhätst Du automatisch einen Tag mit dem Namen des betreffenden Anmeldeformulars. Außerdem setzt Klick-Tipp für uns automatisch die Tags „E-Mail erhalten“, „E-Mail geöffnet“, „E-Mail geklickt“ und „E-Mail im Browser angesehen“. Manuelle Tags legen wir vollkommen selbständig fest. So können wir Dich beispielsweise mit dem Tag „Kunde“ oder – noch spezifischer – mit dem Tag „Produkt B gekauft“ oder „Webinar bis zu diesem Zeitpunkt betrachtet“ versehen. Klick-Tipp sammelt einige der Informationen, die zur Grundlage des Taggings werden, über zusätzliche Tracking-Pixel. Die Tags dienen grds. dazu, dass wir unsere Pflichten im vorvertraglichen und vertraglichen Verhältnis erfüllen können. Ferner ermöglichen sie uns eine automatisierte Kommunikation mit Dir, was unsere Erreichbarkeit und damit unser Service-Level erhöht. Sofern wir die Tags zur Versendung von werblicher Ansprache einsetzen, ist dies Bestandteil der hierfür geltend gemachten Rechtsgrundlage. Wir setzen die Tags auch zur Verbesserung der werblichen Ansprache ein. Wenn Du keine Analyse durch Klick-Tipp willst, musst Du daher den Newsletter oder das Webinar abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder Nachricht, die hierauf abzielt, einen entsprechenden Link zur Verfügung. Des Weiteren kannst Du den Newsletter oder das Webinar auch direkt auf der Website abbestellen.

(4) Klick-Tipp stellt Schnittstellen zur Nutzung anderer Drittdienstleister zur Verfügung. Soweit wir Drittdienstleister über diese Schnittstellen einsetzen, verweisen wir auf die übrige Datenschutzerklärung und die dortigen Erklärungen zu den Drittdienstleistern.

(5) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Wie setzen wir Nexmo ein?

(1) Zur Durchführung des SMS-Versands setzen wir – ergänzend zu Klick-Tipp (vgl. Wie setzen wir Klick-Tipp ein?) – Nexmo ein. In Klick-Tipp speichern wir Deine Mobilfunk-Telefonnummer, die wir über über Nexmo dafür nutzen, Dich über die Veranstaltung und ggf. weitere Dienstleistungs- und Produktinformationen über unser Unternehmen per SMS zu informieren. Wir haben diesen Anbieter sorgsam ausgesucht und nach Artikel 28 DSGVO mit der Verarbeitung beauftragt. Der Beauftragung dieses Dienstleisters steht auch nicht entgegen, dass er seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat. Denn mit Blick auf die Vereinbarung zwischen uns und dem Anbieter ist die hiermit verbundene Datenverarbeitung ergänzend durch Artikel 46 DSGVO i.V.m. dem Beschluss der Kommission vom 5. Februar 2010 über Standardvertragsklauseln (K(2010) 593) vom 5. Februar 2010 gerechtfertigt.

(2) Rechtsgrundlage ist insoweit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO, denn sie dient der Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrages über unsere Produkte.

(3) Soweit es um ein konkretes Schuldverhältnis, sei es im Zusammenhang mit der Anbahnung, Erfüllung und Beendigung, geht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, denn dann ist die Kommunikation zur Anbahnung, Erfüllung und Beendigung des Schuldverhältnisses erforderlich. Wir speichern diese personenbezogenen Daten stets bis zum Ende des Vertragsverhältnisses zwischen uns. Wir verarbeiten in diesem Fall Deine Daten auch, um gesetzliche Pflichten, denen wir unterliegen, zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB. Nach diesen Vorschriften sind einige der o. g. Daten auch über den Zeitpunkt der Zweckerreichung hinaus aufzubewahren. So sind wir ggf. verpflichtet,

1. Daten zu Deiner Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),
2. Daten zu Deiner Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist ((Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

aufzubewahren.

(4) Soweit nicht ausdrücklich auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird, besteht keine rechtliche Verpflichtung, die Daten zu verarbeiten.

Welche Rechte hast Du?

Du hast einige Rechte. Du hast das Recht auf Auskunft über die zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner hast Du die Möglichkeit, dich über uns bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Höflich weisen wir darauf hin, dass diese Rechte ggf. an Voraussetzungen geknüpft sind, auf deren Vorliegen wir bestehen werden. Weiterhin bitte wir Dich, rechtliche Schritte gegen ein ehrenamtlich arbeitendes Team zu vermeiden. Sprich mit uns, wir finden eine Lösung!